POP: o que é e como fazer um procedimento operacional padrão

O Procedimento Operacional Padrão, também chamado de POP, é um documento que detalha todos os processos e fluxos de trabalho para garantir padronização, produtividade e qualidade dos produtos e serviços prestados.

Neste artigo te mostramos os principais tipos de POP, ensinamos como elaborar um e qual a importância desse documento. 

Vale ressaltar que para cada tarefa dentro da empresa, um novo Procedimento Operacional Padrão deve ser criado e o idealizador do POP deverá ser alguém que esteja envolvido no processo ao qual ele se refere. 

Além disso, as informações precisam ser claras a ponto de não restarem dúvidas sobre o que deve ser feito e que os colaboradores possam executar o que está no POP sem supervisão

Qual o objetivo do POP?

O objetivo do POP é padronizar processos, minimizar retrabalhos e eliminar desperdícios, mantendo uma rotina de operação eficiente e estimulando a gestão da qualidade dentro da empresa, com foco na melhoria contínua.

Com um Procedimento Operacional Padrão, toda a equipe poupa tempo na execução de tarefas, podendo se dedicar a outras atividades. Além disso, manutenções, laudos e inspeções tornam-se menos suscetíveis a erros, aumentando consequentemente a satisfação do cliente.

O gestor também se beneficia: pode focar em atividades estratégicas, se preocupando menos com riscos nas operações. Consegue sair de férias sabendo que toda a sua equipe está bem instruída. 

Assim, o POP pode ser usado para: 

• Controle de qualidade;

• Garantia da segurança do trabalho;

• Processos de manutenções preventivas e preditivas;

• Procedimentos de limpeza;

• Gestão de estoque;

• Entre outros.

Importância do POP

O POP é importante porque traz excelência operacional através de vários fatores, como:

• Melhora na comunicação: as falhas de comunicação reduzem porque todo o processo estará detalhado, da forma como precisa acontecer. Então não restam dúvidas das ações a serem empregadas e da ordem em que devem acontecer. 

• Melhora o direcionamento da equipe: através do POP as tarefas podem ser executadas sem depender de supervisão e da orientação dos gestores;

• Treinamento de equipe: o POP facilita capacitações e treinamento dos colaboradores;

• Previsibilidade dos resultados: por ter todos os processos estabelecidos, a empresa tem maior visão sobre entregas, resultados e tempo de execução das atividades;

• Papéis claros e definidos: o trabalho flui de forma mais eficaz quando cada pessoa do time sabe qual é a sua função, evitando sobrecargas e queda de rendimentos.

• Reduz os acidentes de trabalho: com a padronização de processos, os erros são evitados e os riscos à saúde dos colaboradores por execuções errôneas de trabalho diminuem;

• Aumenta a competitividade: ao exercer uma política de controle de qualidade a empresa ganhará um diferencial competitivo frente aos concorrentes;

• Melhora da produtividade: com um padrão estabelecido os colaboradores conseguem otimizar seu trabalho e melhorar a gestão de tempo.